Quittungen und Rechnungen: Was du aufbewahren musst
Entdecke, welche Belege du aufbewahren musst und wie lange, um deine Steuererklärung zu unterstützen und Revisionen zu bestehen.
Warum Belegaufbewahrung nicht optional ist
Als Freiberufler oder Selbstständiger brauchst du ein System für deine Belege. Es ist nicht einfach nur eine gute Idee — es ist gesetzlich vorgeschrieben. Das Finanzamt verlangt, dass du deine Einnahmen und Ausgaben dokumentieren kannst. Wenn du das nicht tust, wird’s teuer.
Die gute Nachricht? Du musst nicht perfekt sein. Du brauchst einfach ein System, das funktioniert. Egal ob Ordner im Regal oder digitale Ablage — es muss nachvollziehbar sein.
Die Aufbewahrungsfristen, die du kennen musst
Das Finanzamt hat klare Regeln. Hier sind die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für deine Unterlagen:
- Rechnungen und Quittungen: 10 Jahre. Das ist die längste Frist und gilt für fast alle Belege deiner Geschäftstätigkeit.
- Kassenquittungen: 2–3 Jahre. Kleinere Belege unter 150 Euro können nach 2 Jahren weg, aber es ist sicherer, sie länger zu behalten.
- Bankkontoauszüge: 6 Jahre. Diese zeigen deine Ein- und Ausgänge und sind wichtig für die Plausibilitätsprüfung.
- Fahrtkosten und Reisebelege: 6 Jahre, wenn du sie als Betriebsausgaben abziehst.
- Lohn- und Gehaltsunterlagen: 6 Jahre (wichtig, wenn du Mitarbeiter hast).
Praktische Tipps zur Belegverwaltung
Theorie ist schön, aber wie machst du das im Alltag? Hier sind bewährte Strategien, die tatsächlich funktionieren:
Papierbelege
Sammle deine Quittungen in einem Behälter — Schuhkarton, Ordner, egal. Am Ende jeden Monats sortierst du sie nach Kategorien (Materialkosten, Fahrtkosten, Bürobedarf) und legst sie in einen Ordner. Beschrifte die Ordner mit dem Jahr. Einfach, aber effektiv.
Digitale Lösung
Fotografiere deine Quittungen mit dem Smartphone. Es gibt Apps wie Sevdesk, Lexoffice oder einfach Google Drive. Erstelle Ordner nach Monaten und kategorisiere automatisch. So hast du alles zugänglich und raumparend.
Hybridmethode
Große Quittungen original aufbewahren, kleine einscannen. Das Finanzamt akzeptiert beides — es kommt nur drauf an, dass du alles nachweisen kannst.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
Viele Freiberufler machen beim Thema Belegverwaltung unnötige Fehler. Hier sind die größten Fallstricke:
Zu früh wegwerfen
Viele denken: Kleine Quittungen können weg. Das ist riskant. Wenn dich das Finanzamt prüft und eine Quittung fehlt, kann das teuer werden. Besser 2–3 Jahre länger aufbewahren als nötig.
Keine Struktur
Überall Quittungen rumliegen ist ein Problem. Wenn das Finanzamt fragt, findest du nie die richtige. Nimm dir Zeit und baue ein System auf — digital oder analog.
Unleserliche Belege
Alte Quittungen verblassen. Fotografiere sie direkt, wenn du sie erhältst. Das Finanzamt braucht lesbare Unterlagen — Fotokopien oder digitale Scans müssen klar sein.
Keine Belege für Bargeldausgaben
Du zahlst bar und hast keine Quittung? Dann brauchst du ein Kassenbuch, in dem du die Ausgabe dokumentierst. Sonst glaubt dir das Finanzamt nicht, dass du das Geld ausgegeben hast.
Das Wichtigste zusammengefasst
Belegaufbewahrung ist nicht kompliziert, aber sie braucht Konsequenz. Du musst wissen, welche Unterlagen du brauchst und wie lange. Die Faustregel: 10 Jahre für große Quittungen und Rechnungen, 6 Jahre für Kontoauszüge und Fahrtkosten, 2–3 Jahre für kleine Kassenbelege.
Das Wichtigste? Baue dir ein System, das du durchhältst. Egal ob Ordner im Regal oder digitale Ablage — es muss passen zu deinem Workflow. So vermeidest du Stress bei der Steuererklärung und bist vorbereitet, wenn dich das Finanzamt fragt.
Deine nächsten Schritte
- Entscheide: Papier, digital oder hybrid?
- Richte dein Ablagesystem diese Woche ein
- Sammle alle Belege der letzten Monate
- Markiere dir die Aufbewahrungsfristen im Kalender
Rechtliche Hinweise
Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zum Thema Belegaufbewahrung und Steuern für Freiberufler. Die hier bereitgestellten Informationen sind nicht als persönliche Steuerberatung zu verstehen und ersetzen nicht die Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater oder Buchhalter. Die Gesetze und Regelungen können sich ändern, und die Anforderungen können je nach deiner individuellen Situation unterschiedlich sein. Wir empfehlen dir, dich bei wichtigen steuerlichen Entscheidungen von einem Fachmann beraten zu lassen. Die Nutzung dieses Inhalts erfolgt auf eigenes Risiko.